Организация бухгалтерского учета
Организации могут самостоятельно выбирать наиболее соответствующую специфике их деятельности форму бухгалтерского учета.
Под организацией бухгалтерского учета понимают систему построения учетного процесса, которая включает в себя первичный учет и документооборот, инвентаризацию, план счетов бухгалтерского учета, форму бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Последние могут в зависимости от объема учетной работы:
а) учредить бухгалтерскую службу, как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Главный бухгалтер (бухгалтер) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации; подчиняется непосредственно руководителю; несет ответственность за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности; обеспечивает соответствие совершенных хозяйственных операций законодательству РФ; осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств; подписывает денежные и расчетные документы. Финансовые и кредитные обязательства без его подписи считаются недействительными; его требования по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых сведений обязательны для всех работников организации. Возможно несколько вариантов организации бухгалтерской службы на предприятии: предметный, функциональный, линейный, по вертикали и комбинированный:
• предметный вариант предусматривает организацию бухгалтерской службы в соответствии с названием отделов;
• функциональный – предусматривает определенную специализацию выполнения работником или группой однородных учетных операций, соответствующих стадиям технологического процесса формирования учетной информации.
• линейная (иерархическая) бухгалтерия – при которой все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру (на небольших предприятиях);
• по вертикали (линейно-штабная) – при которой создаются промежуточные звенья (группы), возглавляемые старшими бухгалтерами, подчиняющимися главному бухгалтеру (на средних предприятиях);
• комбинированная (функциональная), при которой специальные структурные подразделения выполняют замкнутый цикл работ (на крупных производствах). Важным этапом в разработке структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, должностных инструкций на каждого работника, составление графика учетных работ.
Формы бухгалтерского учета
Учетные регистры – счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах и в бухгалтерской отчетности.
В учетных регистрах производится регистрация и экономическая группировка информации о финансово-хозяйственной деятельности организации. В них записываются сведения из первичных документов, обеспечивается их сохранность и осуществляется обобщение отраженной в них информации.
Наибольшая степень сохранности информации обеспечивается в бухгалтерских книгах, все страницы которых нумеруются, переплетаются и на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. На переплете книги фиксируют год её открытия, название организации и синтетический счет. Однако с информацией, содержащейся в книге, может работать одновременно только один учетный работник.
Карточки представляют собой плотные бланки с отпечатанными на них таблицами и предназначены для длительного пользования. Они не скрепляются между собой и хранятся в картотеке (специальном ящике). С карточками могут работать одновременно несколько учетных работников, однако они легко теряются и поэтому необходима регистрация карточек в специальном реестре.
Контокоррентные карточки используются для учета в денежном измерителе расчетов и фондов; инвентарные – для учета материальных ценностей в натуральном и суммовом выражении; многографные – для отражения одного факта хозяйственной жизни несколькими составляющими его суммами (учет затрат на объект). Свободные листы (ведомости) не имеют прочного скрепления, изготовляются из неплотной бумаги большого формата, хранятся в отдельных папках. Использование различных видов регистров в учете хозяйственной деятельности организации регламентируется положениями и инструкциями по ведению учетных процессов и их механизации.
Графление бухгалтерских регистров может быть параллельным, последовательным и смешанным. Содержание учетных регистров, как и данные внутренней бухгалтерской отчетности, признано коммерческой тайной предприятия. Запись хозяйственных операций в учетные регистры, называемая счетной записью, осуществляется на основе контировки на третьем этапе обработки документов.
В учетных регистрах могут возникать ошибки (локальные и транзитные). Причинами их могут быть утомление и небрежность работников, неисправность техники. Исправление ошибок в учетных регистрах должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Наиболее распространены три специальных способа их исправления: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная запись:
• корректурный – используется когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов, быстро обнаружена и не отразилась на итогах учтенных записей;
• дополнительная проводка – применяется, когда в бухгалтерской проводке и в учетном регистре указана правильная корреспонденция счетов, но приуменьшена сумма по операции;
• «красное сторно» – используется, если в регистре указана неправильная корреспонденция счетов.
Совокупность, логические связи, способы построения учетных регистров определяют форму бухгалтерского учета, применяемую экономическим субъектом.
Объединяющими чертами всех форм бухгалтерского учета являются: двойная запись; хронологическая и систематическая записи одновременно; число уровней обобщения информации; регистрация совершившихся и ожидаемых фактов хозяйственной деятельности.
Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются: мемориально-ордерная; журнально-ордерная; автоматизированная; упрощенная.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета (ФБУ). К особенностям мемориально-ордерной ФБУ относится ведение только одного регистра синтетического учета – главной книги, имеющей отдельные развороты для каждого счета. Записи в ней производятся ежедневно в течение месяца на основании мемориальных ордеров. Для контроля записей в главной книге, в конце месяца после её закрытия составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам. Главная книга составля-ется в виде контрольной ведомости, в которой счета строятся по шахматной форме с раскрытием их корреспонденции. К преимуществам данной формы можно отнести строгую последовательность учетного процесса, простоту и доступность учетной техники, широкое использование стандартных форм аналитических регистров, возможность дифференциации учетной работы по квалификационному уровню работников.
Недостатками мемориально-ордерной ФБУ являются трудоемкость учета, вызванная дублированием одних и тех же записей, отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, отсутствие в них показателей для анализа, контроля и составления отчетности о хозяйственной деятельности организации, необходимость произведения дополнительных выборок и группировок данных.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета. Основными учетными регистрами при журнально-ордерной ФБУ являются журналыордера, поэтому и форма называется журнально-ордерной. Журнал-ордер – регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи. Журналы-ордера имеют свой постоянный номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов.
Таким образом, в условиях журнально-ордерной формы учета накопительные ведомости превращены в основные учетные регистры, в которых осуществляется группировка и отражение данных первичных документов по корреспондирующим счетам. При большом количестве однородных первичных документов данные сначала накапливаются в группировочных вспомогательных ведомостях и таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера.
Важным принципом журнально-ордерной формы учета является однократность записей оборотов по счетам в течение отчетного месяца. Это достигается тем, что журналы-ордера составляются только по кредиту счетов, в которых указываются суммы хозяйственных операций по корреспондируемым счетам. Итоговые данные по кредиту каждого счета в конце месяца переносятся в Главную книгу из соответствующего журнала-ордера одной суммой. Оборот по дебету записывается в Главную книгу из разных журналов-ордеров, что позволяет показать слагаемые этого оборота по корреспондирующим кредитуемым счетам. Такой порядок синтетического учета экономичен, поскольку исключает дублирование записи.
Учетные записи в журналах-ордерах обосновываются соответствующими первичными документами или бухгалтерскими справками, контролируются также путем сопоставления их с соответствующими показателями других регистров.
К преимуществам журнально-ордерной формы можно отнести снижение трудоемкости учетного процесса, повышение контрольного значения учета и облегчение задачи составления отчетности. К недостаткам журнально-ордерной формы относятся сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированность на ручную технику их заполнения.
Автоматизированная форма учета. Применение вычислительной техники в учетном процессе позволяет обеспечить высокую точность и оперативность данных учета, повысить производительность работников, освободить их от выполнения простых монотонных функций и предоставить большую возможность заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности, увязать все виды учета и планирования, т.к. они используют одни и те же носители информации.
Управленческий учет. Организация управленческого учета
Основной задачей управленческого учета является помощь руководству предприятия в управлении бизнесом и принятии правильных и наиболее эффективных управленческих решений. Подходы и методы, применяемые в управленческом учете, всецело настроены на нужды менеджеров для помощи им в управлении бизнесом.
Менеджеры могут выбирать их по своему усмотрению в зависимости от своих предпочтений, а также ситуации и условий, в которых работает предприятие. Управленческий учет ведется в соответствии со специфическими требованиями того или иного бизнеса.
Управленческий учет выступает составной частью информационной системы предприятия. Эффективность управления производственной деятельностью обеспечивается информацией о деятельности структурных подразделений, служб, отделов предприятия. Управленческий учет формирует такую информацию для руководителей разных уровней управления внутри предприятия с целью принятия ими правильных управленческих решений. Содержание управленческого учета определяется целями управления, оно может быть изменено по решению администрации в зависимости от интересов и целей, поставленных перед руководителями внутренних подразделений.
Становление управленческого учета произошло от калькуляционного учета, и поэтому основное его содержание составляет учет затрат на производство будущих и прошлых периодов в различных классификационных аспектах. Этот момент присутствует в определении понятия "управленческий учет", появившемся в последнее время в переводной и отечественной экономической литературе, также в первых работах по бухгалтерскому учету и его использованию в управленческой деятельности.
Другим важнейшим моментом, который отмечается всеми авторами при определении сущности управленческого учета, является аналитичность информации. В составе управленческого учета информация собирается, группируется, идентифицируется, изучается с целью наиболее четкого и достоверного отражения результатов деятельности структурных подразделений и определения доли участия в получении прибыли предприятия. Эффективность производственной деятельности представлена в учете как процесс сопоставления фактических и стандартных затрат и результатов от производственных расходов.
Установлению сущности управленческого учета способствует рассмотрение совокупности признаков, характеризующих его как целостную информационно-контрольную систему предприятия; непрерывность, целенаправленность, полнота информационного обеспечения, практическое отражение использования объективных экономических законов общества, воздействие на объекты управления при изменяющихся внешних и внутренних условиях.
Таким образом, сущность управленческого учета можно определить как интегрированную систему учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, которая систематизирует информацию для оперативных управленческих решений и координации проблем будущего развития предприятия.
Управленческий учет характеризуется:
• отсутствием стандартизации – способы и формы ведения управленческого учета не ограничены нормативным регулированием; формы представления отчетных данных могут быть любыми; применяемые термины могут использоваться в различных смыслах, удобных для внутренних целей;
• конфиденциальностью – информация управленческого учета предназначена исключительно для внутреннего потребления; • плановым характером – управленческий учет призван давать прогнозы по различным аспектам деятельности организации (объему реализации, эксплуатационным расходам, расходам на персонал и пр.);
• измерением показателей как в денежном, так и в натуральновещественном выражении, например, измерение количества производственных запасов в штуках, погонных метрах, тоннах и т.д. Подобное измерение применяется и в аналитическом учете;
• актуальностью предоставленной информации (за счет использования приблизительных оценок, неполного набора данных). Оперативная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения по основным показателям за короткие промежутки времени – сутки, пятидневку, декаду и пр. Эти данные используются для оперативного контроля и управления процессами производства и реализации продукции;
• гибко определяемой, индивидуальной периодичностью отчетов;
• расширенным составом объектов учета – в качестве объектов учета могут выступать отдельные изделия, виды деятельности, центры ответственности.
Основными задачами управленческого учета являются:
• своевременное, полное и достоверное отражение фактических затрат на производство и реализацию продукции;
• исчисление показателей себестоимости продукции (плановых, нормативных, фактических);
• контроль за экономным и рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;
• получение оценочных данных по различным моделям хозяйствования;
• определение финансовых результатов деятельности структурных подразделений.
На основе данных управленческого учета принимаются управленческие решения о внедрении современной техники и технологии, применении новых форм организации труда, выявлении резервов экономии материальных и трудовых ресурсов с целью снижения себестоимости и увеличения рентабельности.
Управленческий учет (management accounting) охватывает все виды учетной информации, которая собирается, измеряется, обрабатывается и передается для внутреннего использования руководству и тем менеджерам, которые могут выработать и принять обоснованное управленческое решение. Управленческий учет иногда называют внутренним учетом, который включает производственный учет.
Производственный учет предполагает систему сбора, регистрации, обобщения и обработки систематизированной по определенным признакам информации в затратах на производство, контроль за их состоянием и калькулирование себестоимости продукции. Формирование показателей производственно-хозяйственной деятельности предприятия в системе управленческого учета является тайной предприятия, секретом фирмы. Данные управленческого учета предназначены для внутренних пользователей: руководителей организации, бухгалтерии, а также плановых, производственных и прочих служб организации. Управленческий учет и финансовый учет взаимно дополняют друг друга: данные управленческого учета о производственных затратах и себестоимости продукции используются в финансовом учете при оценке незавершенного производства, готовой продукции и себестоимости реализации. Порядок учета производственных затрат и калькуляции себестоимости регламентируются отраслевыми инструкциями, но в целом ведение управленческого учета зависит от внутренних решений руководства. Основой для принятия решений является сравнение стоимости получения информации о фактических затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов с ценностью данной информации для управления.
Управленческий учет представляет собой основную систему коммуникации внутри предприятия. Основанием этой системы является учет прямых затрат, а также учет и распределение накладных расходов. В рамках управленческого учета получили развитие направления, связанные с планированием, контролем и оценкой деятельности. Планирование, заключающееся в составлении смет расходов, контроль над их выполнением, измерение результатов деятельности необходимы для любой организации как предпринимательской, так и бюджетной. В любом виде деятельности, осуществления бизнеса нужно квалифицированно организовывать управление людскими, материальными и финансовыми ресурсами. Созданию такого механизма в значительной степени способствует организация управленческого учета.
Итак, управленческий учет применяется, прежде всего, при осуществлении хозяйственных фактов, внутренних операций предприятия. Цель организации управленческого учета – обеспечить соответствующей информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных целей. К созданию бухгалтерской информации, используемой менеджерами для принятия соответствующих управленческих решений, применяются другие правила, нежели к формированию информации, предназначенной для внешних пользователей, не работающих на предприятии.
Источник - Основы бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет в системе финансового управления / В.Р. Банк, А.А. Солоненко, Т.А. Смелова, Б.А. Карташов: Учеб. пособие / ВолгГТУ. – Волгоград, 2006. – 84 с.